Assistant de Direction – Division Achats H/F

  • Location: Pau
  • Type: Contract
  • Job #12876

Intitulé : Assistant de Direction – Division Achats H/F
Secteur : Oil & Gas
Date de début : 2 Mai 2024
Durée : 30 Mai 2025
Renouvelable : Oui
Localisation : France/ Pau
Statut : Residential

MISSIONS
Sous la responsabilité du Directeur da Division Upstream ainsi qu’en étroite collaboration avec leurs équipes et votre collègue assistante localisée à Pau, votre rôle est de faciliter le fonctionnement du service. Vous traitez, exploitez et diffusez les informations ou documents nécessaires à la bonne marche du service.

ACTIVITIES

  • Vous gérez de façon proactive les agendas des deux directeurs en fonction des priorités : organisation des rendez-vous, des comités de direction, réunions et déplacements (demandes de visas et notes de frais notamment).
  • Vous gérez les arrivées/départs de collaborateurs, stagiaires, apprentis, prestataires (bureau, déménagements, habilitations…) et facilitez l'accueil des nouveaux arrivants.
  • Vous assurez la gestion des appels téléphoniques, la gestion administrative et logistique de l'équipe.
  • Vous rédigez des notes, courriers et documents, rassemblez et mettez en forme tableaux de bord, et réalisez des présentations.
  • Vous établissez les commandes et vérifiez la conformité des livraisons, ainsi que le suivi des commandes des prestataires.
  • Vous mettez à jour les supports de communication de la direction : site intranet, organigrammes, présentations.

COMPETENCES DEMANDEES

  • De formation Bac+ 3, idéalement assistant(e) de direction ou Secrétariat, vous disposez de 5 ans minimum d’expérience dans une fonction similaire.
  • Vous maitrisez Office 365 et les outils collaboratifs type SharePoint. La familiarisation avec SAP et des outils digitaux serait un plus.
  • La fonction s’exerçant dans un contexte international, un bon niveau d’anglais est exigé.
  • Vous témoignez d’un bon relationnel, un forte capacité d’adaptation et avez déjà travaillé en environnement interculturel.
  • Vous contribuez à l’image du groupe et au bon fonctionnement des équipes par votre rigueur, votre organisation, gestion des priorités et votre discrétion.
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