Assistant projet / Document Controller

  • Location: Cassis
  • Type: Contract
  • Job #12946

Role:  Assistant Projet – Document Controller

Secteur : Oil & Gas
Date de Début :  15 Mai
Durée du Contrat : 1 an
Renouvelable : Oui
Localisation : Cassis
Status: Résident
Langage : Anglais et Français courant

ACTIVITES

      • Organiser, réserver les voyages trains avion hôtel voiture taxi du personnel projet et ou du personnel extérieur travaillant sur cassis et le site de construction en optimisant les tarifs et en respectant la politique voyage de la société, (Outil KDS)
    • Coordination de transport entre l’assistant à Cassis et la logistique locale
    • Gérer l'obtention des visas et autres documents nécessaires au voyage du personnel projet et suivre leur validité,
    • Rédiger les ordres de voyage pour le personnel du projet les faire valider par le chef du projet et la direction,
    • Suivi et validation des factures relatives aux voyages logistiques personnels du projet sur la GED
    • Rédaction des fiches pays (renseignement sur la sureté locale, info des gouvernements, sur l’accueil du personnel dans le pays destination)
    • Organiser les réunions projets rédiger le procès-verbal,
    • Participer à la gestion administrative des ressources humaines du personnel projet dossier du personnel ordre de mission visite médicale et gestion des temps pièce d'identité

Sur la partie contrôle des documents :

  • Ecriture de la procédure de la communication et son suivi entre Géocean et les clients/sous-traitants (MDR)
  • Editer diffuser classer l'ensemble des documents en conformité avec la procédure établie de doc control
  • Garantir la traçabilité de la documentation liée au projet et veiller au respect des plannings de transmission de document
  • Tenu et mise à jour du Master Document Registrer
  • Gestion de l’archivage des documents transmis et échangés sur le serveur du projet
  • Suivi des échanges et commentaires sur document entre les parties
  • Gestion du planning de réponse
  • Mettre en place l’outil d’échange documentaire – SharePoint

FORMATION REQUISE :
Assistance de direction Documentaliste qui souhaite s’ouvrir à la gestion de projet
Domaines d’expertise & compétences clés :

COMMUNICATION (au sein de l'équipe)

        • Maitrise de l’anglais indispensable (écrit, parlé, lu)
        • Bonne élocution
        • Aisance relationnelle

ORGANISATION

  • Faire preuve d'organisation et de rigueur
  • Etre force de propositions
  • Faire preuve de disponibilité
  • Faire preuve de réactivité
  • Faire preuve d’autonomie et d’adaptation

ANALYSE

  • Savoir gérer les priorités
  • Savoir transmettre les informations

TECHNIQUES

        • Maitrise de l’outil informatique (Office 365 : Word, Excel, Powerpoint, SharePoint)
        • Connaissance de notre secteur d’activité
        • Aisance rédactionnelle (anglaise, française)
        • Maitrise de l’orthographe
        • Bonne maitrise des techniques commerciales
        • Bonnes connaissances du domaine du secrétariat
  • Nature et durée minimum des responsabilités exercées précédemment : 3-5 ans d’expérience sur un poste similaire si possible industrie
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